ทำไมการทำงานทางไกล ถึงได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า?

Why working remote can improve employee productivity?

ภาพประกอบจากเว็บไซต์ unsplash.com

เมื่อการทำงาน 8 ชั่วโมงไม่ใช่คำตอบ

ก่อนที่จะพูดถึงการทำงานทางไกล หรือ remote work ผู้เขียนอยากให้คุณผู้อ่านทุกท่านได้ลองนึกภาพของการทำงานทั่วไปในทุกวันนี้ก่อนว่าเป็นอย่างไรบ้าง แน่นอนว่าการทำงานแบบดั่งเดิมนั้นเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลายในทุกบริษัท ทุกคนต่างพาตัวเองเข้ามาที่ทำงานตั้งแต่เช้า 9 โมง และทำงานจนถึง 5 โมงเย็นก่อนแยกย้ายกันกลับบ้าน และเป็นอย่างนี้ไปเรื่อยๆ ตลอดวันจันทร์ถึงศุกร์ การอยู่ที่ทำงานเป็นเวลา 8 ชั่วโมงนั้นทำให้เราเห็นทั้งเพื่อนร่วมงาน เจ้านาย รวมไปถึงการดำเนินกิจกรรมต่างๆ อย่างเป็นนิจสิน

ภาพประกอบจาก icon8.com

แล้วบริษัทไหนให้พนักงานทำงานทางไกลได้บ้าง?

จากรายงานของเว็บไซต์ Flexjob ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่สนับสนุนการทำงานทางไกลที่มีชื่อเสียง และได้รับความนิยมสูงกล่าวถึงบริษัทใน Fortune500 หลายบริษัทก็ยินดีให้พนักงานทำงานทางไกลจากที่ไหนก็ได้ หนึ่งในจำนวนนั้นได้แก่ Apple, Amazon, Symantec, IBM, Saleforces, SAP และอื่นๆ(อ้างอิง) หากคุณผู้อ่านเห็นว่าที่กล่าวมาทั้งหมดนี้คือบริษัทเทคโนโลยีทั้งสิ้น แล้วบริษัททั่วไปล่ะ จะสามารถเริ่มประยุกต์ใช้การทำงานทางไกลได้หรือไม่?

พนักงานส่วนใหญ่กว่า 40,000 คน บอกว่า “ออฟฟิศไม่ใช่คำตอบ”

วารสารที่ตีพิมพ์ใน Journal of Environment Psychology ไปศึกษาพนักงานกว่า 40,000 คนใน 300 บริษัทพบว่า “การทำงานในออฟฟิศทำให้พนักงานรู้สึกไม่เป็นส่วนตัว ถูกก่อกวนด้วยสิ่งรอบข้าง ทำให้สมาธิในการทำงานหายไป อีกทั้งสูญเสียความคิดสร้างสรรค์” ด้วยสภาพแวดล้อมทางเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นมากกว่าเมื่อก่อน อีกทั้งมีเครื่องมือที่ช่วยในการทำงานมากมายที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน ทำให้พนักงานมีทางเลือกมากขึ้น แล้วก็สามารถทำงานได้จากที่ไหนก็ได้ในช่วงเวลาไหนก็ได้เช่นกัน หลายคนจึงเห็นว่าการทำงานนั้นไม่จำเป็นต้องกำหนด

เว็บไซต์ Slack.com — เครื่องมือสื่อสารที่เป็นที่นิยมในหมู่องค์กร

ทำไมการทำงานทางไกล ถึงได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า?

แม้ว่าจะยังไม่มีผลการทดสอบที่เป็นรูปธรรมระหว่างการทำงานในสำนักงาน และการทำงานทางไกลเปรียบเทียบออกมาให้เห็น แต่ก็ได้มีงานศึกษาอย่างจริงจังขึ้นโดยนักเศรษฐศาสตร์ชื่อว่า Nicholas Bloom มหาวิทยาลัย Stanford ซึ่งมีศึกษาจากกลุ่มตัวอย่างที่เป็นพนักงานของบริษัท Ctrip (ซึ่ง NASDAQ ถูกจัดอันดับให้เป็นเอเจนซี่ชั้นนำในเซี่ยงไฮ้) ได้มีอาสาสมัครร่วมโครงการกว่า 16,000 คน ซึ่งในการทดลองตลอดช่วงระยะเวลา 9 เดือน

ความแตกต่าง อาจกลายเป็นปัญหา

Timezone(ความต่างด้านเวลา)

เมื่อองค์กรปล่อยให้พนักงานทำงานทางไกลได้ นั่นหมายความว่าองค์กรสามารถว่าจ้างพนักงานในประเทศใดก็ได้บนโลกใบนี้ สมมติว่าองค์กรมีที่ตั้งอยู่ในภูมิภาคเอเชีย ได้ว่าจ้างพนักงานทางไกลคนหนึ่งซึ่งมีภูมิลำเนาอยู่ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา นั่นหมายความว่าเวลาของพนักงานที่อยู่ในเอเชีย และพนักงานที่อยู่ในทวีปอเมริกาจะต้องทำงานคนละเวลากันอย่างชัดเจน บางทีความต่างอาจมากถึง 12 ชั่วโมง และพนักงานทางไกลของคุณอาจจะประสบปัญหาเรื่องการสื่อสาร การเข้าถึงข้อมูล หรือการตัดสินใจในการทำงานได้ เพื่อทดแทนความแตกต่างเหล่านี้ พนักงานบางส่วนจำเป็นต้องทำงานล่วงเวลา หรือทำงานในเวลาที่เป็นเวลาพักผ่อนของตนเองเพื่อให้งานสามารถดำเนินต่อไปได้

ภาพประกอบจากเว็บไซต์ icon8.com

Communication(การสื่อสาร)

ถึงแม้ว่าเทคโนโลยีจะรุดหน้าไปมากเท่าไหร่ก็ตาม เราก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าในบ้างครั้ง พนักงานที่เจอกันอยู่ที่สำนักงานจะมีปฏิสัมพันธ์กันได้ดีกว่าพนักงานที่ทำงานทางไกล ซึ่งพนักงานที่ทำงานทางไกลส่วนใหญ่มักจะไม่กล้าพูดความจริง หรือพูดตรงๆ มากกว่าคนที่เห็นกัน กลับกันพนักงานที่สำนักงานจะได้พูดคุยต่อหน้าซึ่งเป็นวิธีที่ธรรมชาติมากกว่า ได้เห็นสีหน้า ท่าทาง และอารมณ์ของอีกฝ่ายซึ่งเป็นบริบทที่เปิดกว้างชวนให้เริ่มสนทนามากกว่าตัวอักษรที่ผู้อ่านไม่รู้เลย ว่าจริงๆแล้วผู้พิมพ์มีเจตนาอย่างไร

Lack of discipline(ขาดวินัย)

การทำงานในสำนักงานนั้นจะมีการสร้างแรงจูงใจให้คุณทำงานอยู่ตลอดเวลา แม้ว่าจะไม่มีใครมาคอยบังคับให้คุณทำงาน แต่สภาพแวดล้อมในที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆที่อยู่รอบตัวพวกเขาและกำลังก้มหน้าก้มตาทำงานอยู่ อีกทั้งยังคอยเตือนคุณให้กลับไปทำงานของคุณให้เรียบร้อย แต่เมื่อคุณทำงานจากทางไกล จะไม่มีความกดดันจากสภาพแวดล้อมเหล่านี้ ไม่มีใครเตือน หรือตอกย้ำให้คุณทำงานให้ตรงเวลา และคนที่จะต้องคอยกระตุ้นเพื่อสร้างแรงจูงใจในการทำงานก็คือตัวคุณเอง หากคุณไม่สามารถสร้างระเบียบวินัย และแรงจูงใจในการทำงานให้กับตัวคุณเองได้ คุณก็อาจจะประสบปัญหาในการจัดการงานของคุณให้สำเร็จตามที่ตั้งเป้าไว้

Work-Life Balance

เมื่อคุณเริ่มทำงานทางไกลแทนที่จะต้องไปนั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศ การขีดเส้นแบ่งระหว่างชีวิตส่วนตัวกับชีวิตการทำงานของคุณจะไม่สามารถแบ่งได้อย่างชัดเจน เมื่อคุณได้อยู่ในบ้านที่มีสภาพแวดล้อมที่คุ้นเคยและสะดวกสบายสามารถทำอะไรได้ตามที่ใจคุณต้องการ สิ่งเหล่านี้อาจทำให้คุณเสียความตั้งใจในการทำงานและไม่สามารถทำงานให้เสร็จตามที่ตั้งเป้าไว้ได้ แต่ก็อาจมีบางวิธีที่จะช่วยคุณต่อสู้กับสภาพแวดล้อมนี้ได้ เช่น

ภาพประกอบจาก peakon.com
  1. เป้าหมายนั้นต้องมีความท้าทาย (Challenge)
  2. เป้าหมายนั้นต้องสามารถพิชิตได้ (Commit)

การทำงานทางไกลนั้นมีข้อดีมากมาย

ข้อดีของการทางไกลสามารถเป็นประโยชน์สำหรับพนักงาน และตัวองค์กรเอง ถ้าทั้งสองฝ่ายสามารถปรับตัว และวัฒนธรรมให้เข้ากันได้ คุณอาจจะพบกับประโยชน์ดังต่อไปนี้

ข้อดีสำหรับองค์กร

เข้าถึงตลาดการจ้างงานที่มากขึ้นทั้งปริมาณ และประสิทธิภาพ — ลองจินตนาการดูว่าคุณสามารถว่าจ้างใครก็ได้ที่มีความสามารถโดยไม่ต้องจำกัดอยู่แค่ว่าเป็นพนักงานที่อยู่ในบริเวณใกล้เคียง จังหวัดเดียวกัน หรือประเทศเดียวกัน มันทำให้องค์กรสามารถเข้าถึงคนเก่งๆ ที่มีประสิทธิภาพจากทุกมุมโลกได้มากขึ้นอีกเยอะ

To successfully work with other people, you have to trust each other. A big part of this is trusting people to get their work done wherever they are, without supervision — Richard Branson, CEO of Virgin

มีความภักดีและมีส่วนร่วมกับงาน — การทำงานทางไกลนั้นเป็นวิธีที่สร้างความเชื่อใจระหว่างทั้งสองฝ่ายอย่างชัดเจน ความเชื่อใจนั้นประหนึ่งเหมือนสร้างความมั่นใจให้กับพนักงาน เมื่อมีความมั่นใจเพิ่มมากขึ้น จะทำให้เกิดการมีส่วนร่วม และทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ทั้งนี้พนักงานยังรู้สึกอีกด้วยว่า ไม่จำเป็นต้องหาที่เปลี่ยนงานใหม่ เพราะได้ความไว้เนื้อเชื่อใจจากองค์กรให้ทำงานในแบบที่ตัวเองต้องการ

ข้อดีสำหรับพนักงาน

สุขภาพจิตใจดีขึ้น — เมื่อคุณไม่ต้องรีบตื่นเช้าแต่ไก่โห่เพื่อที่จอดรถในร่ม หรือหลีกเลี่ยงการเจอรถติดหลายชั่วโมงในช่วงชั่วโมงเร่งด่วน หรือแม้แต่เสียงจุกจิกคอยรบกวนจากในออฟฟิศ คุณก็จะมีเวลาพักผ่อนมากขึ้น ได้ใช้ชีวิตส่วนตัว ออกไปนั่งทำงานร้านกาแฟเพลินๆ และได้ใช้เวลาโฟกัสกับงานที่ทำอยู่อย่างสบายๆ มีความเชื่อใจ และเชื่อมั่นในตัวเองที่ได้รับมอบหมาย คุณก็จะรู้สึกดีกับการทำงาน และการใช้ชีวิตในเวลาเดียวกัน

กรณีศึกษาของ WordPress, บริษัทที่ทำงานทางไกล 100%

สำหรับคนที่เป็นบล็อกเกอร์ หรือชื่นชอบการเขียนบทความบนอินเตอร์เน็ตมากกว่าเขียนไดอารี่ลงสมุด น่าจะเคยได้ยินชื่อเว็บไซต์ WordPress.com กันมาบ้าง โดยเว็บไซต์นี้ให้บริการเสมือนเป็นไดอารี่ออนไลน์ ผู้คนสามารถเข้ามาเขียนบทความ หรือบันทึกเรื่องใดก็ตามที่ตัวเองอยากจะเขียนผ่านหน้าเว็บไซต์ที่สร้างขึ้นมาให้เฉพาะตัวคุณเอง

ภาพประกอบจากเว็บไซต์ qz.com
P2 WordPress theme

ธุรกิจของเราพร้อมแล้วหรือยังที่จะให้พนักงานทำงานทางไกลได้?

คำถามที่สำคัญถัดมาคือ เราจะมีวิธีในการคัดเลือกพนักงานอย่างไรให้สามารถขยับปรับเปลี่ยนจากการทำงานที่สำนักงานไปเป็นการทำงานทางไกล หรือเราจะมีวิธีคัดเลือกพนักงานใหม่อย่างไร เพื่อให้พนักงานเหล่านั้นสามารถตอบสนอง และให้ประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างเต็มที่ เพราะอย่าลืมว่าเมื่อพนักงานของคุณสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ องค์กรก็สามารถว่าจ้างพนักงานจากที่ใดบนโลกนี้ให้มาทำงานได้ด้วยเหมือนกัน

1. มีวินัย และความรับผิดชอบสูง

เป็นที่แน่ชัดว่าเมื่อคุณอยู่ในสภาวะแวดล้อมที่ไม่มีใครมาคอยคุม หรือสอดส่องทุกการกระทำ การบังคับตัวเองให้จดจ่ออยู่กับงานตรงหน้านั้นจะเป็นเรื่องที่ท้าทายและควบคุมได้ยาก ต้องยอมรับในข้อแรกก่อนเลยว่า ถ้าคุณไม่มีวินัยในการทำงาน แล้วก็ไม่ค่อยมีความรับผิดชอบ คุณก็คงไม่เหมาะเท่าไหร่ที่จะเอางานไปทำที่ไหนก็ได้ การมีวินัยสามารถดูได้จากการกระทำเล็กๆ น้อยๆ อย่างเช่น การควบคุมอาหาร การออกกำลังกาย การดูแลสุขภาพของพนักงานคนนั้นๆ ว่ามีความสม่ำเสมอมากน้อยเพียงใด สามารถทำได้อย่างที่ตั้งเป้าหมายไว้หรือเปล่า

2. มีทักษะการสื่อสารที่ดี

ถึงแม้เทคโนโลยีจะก้าวหน้าไปมาก ทำให้เราสามารถสื่อสารกันได้แบบทันที อีกทั้งสามารถแบ่งปันหน้าจอคอมพิวเตอร์ของเราให้กับผู้อื่นได้อย่างง่ายดายผ่านระบบอินเตอร์เน็ต แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นเนื้อหาในการสื่อสารระหว่างผู้พูดกับผู้ฟังก็ยังถือเป็นเรื่องสำคัญอยู่ดี พนักงานคนนั้นสามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนไหม สามารถติดต่อได้เมื่อองค์กรพบปัญหาหรือเปล่า อีกปัญหาหนึ่งที่เราได้กล่าวไปแล้วคือ พนักงานส่วนใหญ่ที่ทำงานทางไกลจะไม่ค่อยพูดถึงปัญหาที่มีอยู่ หรือไม่พูดความจริงออกมา เพราะฉะนั้นการทำงานทางไกล จึงเหมาะกับคนที่สื่อสารได้ชัดเจน กล้าพูดตรงไปตรงมา มากกว่าคนที่มีอะไรแล้วไม่พูดออกมา

3. คิด และจัดการอย่างเป็นระบบ

อีกหนึ่งลักษณะของพนักงานที่สามารถทำงานทางไกลได้ดีเลยคือมีความสามารถในการจัดการข้อมูล และจัดสรรค์งานได้อย่างเป็นระบบระเบียบ มีการวางแผนการทำงานก่อนหลัง แบ่งลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้น รวมไปถึงจัดเวลาระหว่างการทำงาน และชีวิตส่วนตัวได้อย่างเหมาะสม เพราะแท้จริงแล้วสิ่งที่น่ากังวลคือเราไม่ได้กลัวว่าพนักงานทางไกลจะทำงานได้น้อยกว่าจำนวนชั่วโมงทำงานที่ควรจะเป็น แต่กลัวว่าพนักงานทางไกลจะทำงานมากกว่าจำนวนชั่วโมงทำงานในแต่ละวันมากกว่า

ภาพประกอบจากเว็บไซต์ unsplash.com
  1. ความต้องการความผูกพัน หรือ Need for Affiliation(nAff) เป็นความต้องการที่ได้รับการยอมรับจากผู้อื่น ต้องการเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม ต้องการสัมพันธภาพที่ดีต่อบุคคลอื่น บุคคลที่ต้องการความผูกพันสูงจะชอบสถานการณ์การร่วมมือมากกว่าสถานการณ์การแข่งขัน โดยจะพยายามสร้างและรักษาความสัมพันธ์อันดีกับผู้อื่นเอาไว้
  2. ความต้องการอำนาจ หรือ Need for Power(nPower) เป็นความต้องการอำนาจเพื่อมีอิทธิพลเหนือผู้อื่น บุคคลที่มีความต้องการอำนาจสูง จะแสวงหาวิถีทางเพื่อทำให้ตนมีอิทธิพลเหนือบุคคลอื่น ต้องการให้ผู้อื่นยอมรับหรือยกย่อง ต้องการความเป็นผู้นำ ต้องการทำงานให้เหนือกว่าบุคคลอื่น และจะกังวลเรื่องอำนาจมากกว่าการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
  • ต้องการงานที่มีระดับยากง่ายพอดี ไม่ง่ายหรือยากจนเกินไปกว่าความสามารถของเขา
  • ต้องการงานที่มีความแน่นอนและต่อเนื่องซึ่งสร้างผลงานได้ และทำให้เขามีความก้าวหน้าในงานเพื่อจะพิสูจน์ตนเองถึงความสามารถของเขาได้

การจัดการพนักงานที่ทำงานทางไกล

โดยปรกติแล้ว หากเราเห็นว่าพนักงานคนดังกล่าวมีความรับผิดชอบ สามารถรักษาเวลาในการทำงาน และมีผลงานที่สม่ำเสมอ เราก็ไม่ควรเข้าไปยุ่งก้าวก่าย หรือบังคับ กลับกันเราควรที่จะให้การสนับสนุนการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือ การเข้าถึงข้อมูล รวมไปถึงการอำนวยความสะดวกด้านการสื่อสาร แล้วคอยสังเกตการณ์อยู่ห่างๆ จะทำให้พนักงานเกิดความเชื่อมั่นมากขึ้นตามไปด้วย

Marissa Mayer — CEO of Yahoo

บทสรุป

การทำงานทางไกลถือเป็นการช่วยให้พนักงานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ทางอ้อม สิ่งที่เป็นตัวกระตุ้นแท้จริงนั้นมาจากการที่พนักงานรู้สึกว่าได้รับความไว้วางใจจากองค์กรให้สามารถเลือกตัดสินใจ หรือเลือกช่วงเวลาที่ต้องการทำงานได้ด้วยตัวเอง ให้อิสระเสรีในการใช้ชีวิต สามารถทำงานได้จากสถานที่ต่างๆ และไม่ปิดกั้นจินตนาการความคิดสร้างสรรค์ที่ถูกล้อมกรอบด้วยผนังสี่เหลี่ยมในที่ทำงาน

ภาพประกอบจากเว็บไซต์ jir4yu.me

เกี่ยวกับผู้เขียน

บทความนี้ได้ค้นคว้าจากหลายแหล่ง และนำมาเรียบเรียงใหม่ให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจในเรื่องของการทำงานทางไกล หรือ remote job ซึ่งใช้เป็นเอกสารประกอบรายงานวิชา Human Resource Management โดย ศ.ดร.มณีวรรณ ฉัตรอุทัย ภายใต้สถาบัน National Institute of Development Administration(NIDA)

เอกสารอ้างอิงเพิ่มเติม